Plano de mesas de boda: cómo organizar a los invitados paso a paso

El plano de mesas de boda es esa tarea que toda pareja deja para después, hasta que se da cuenta de que decide quién va a pasar la fiesta entera conversando con quién. Bien hecho, evita el desorden a la hora de sentarse, deja a las personas mayores cerca de lo que necesitan y junta a los amigos correctos. Mal hecho, se convierte en una fila en la puerta del salón e invitados de pie buscando lugar.

La buena noticia: con la lista de confirmaciones en mano, armar el plano de mesas lleva una tarde. Vean el paso a paso.

¿De verdad hacen falta lugares asignados?

No todas las bodas necesitan un plano de mesas completo. Hay tres formatos:

Si la cena se sirve en la mesa, el plano completo es casi obligatorio: el catering necesita saber cuántos platos van a cada mesa, y las restricciones alimentarias tienen que llegar al lugar correcto.

Cuándo armar el plano de mesas de boda

Empiecen cuando cierre la confirmación de asistencia, unos 30 días antes. Antes de eso, el plano cambia cada semana, y van a rehacer todo varias veces.

Pidan también el plano del salón al lugar o a la organizadora: con él saben cuántas mesas caben, dónde están la pista, el escenario, el bufé y los baños.

Paso a paso para armar el plano

1. Partan de la lista de quienes confirmaron, con acompañantes y niños. Usen el nombre de cada persona, no solo "familia García".
2. Separen a los invitados en grupos: familia de la novia, familia del novio, amigos de la universidad, trabajo, amigos de la infancia, vecinos.
3. Definan la mesa de los novios (o mesa de honor) y las mesas de la familia más cercana, cerca de la pista y del lugar de los novios.
4. Repartan los grupos entre las mesas, respetando la capacidad de cada una.
5. Ajusten los casos especiales: personas mayores lejos de los parlantes y cerca del baño, niños con sus padres, personas con movilidad reducida cerca de la entrada.
6. Revísenlo en voz alta, mesa por mesa, de preferencia con alguien de cada familia. Así aparecen los "estos dos no se hablan".

La mesa de los novios: los formatos más comunes

• Mesa solo para los novios: una mesa pequeña para los dos, en un lugar destacado. Les da un momento a solas en medio de la fiesta.
• Mesa de honor: los novios con sus padres y, a veces, los padrinos. Es la opción más tradicional.
• Mesa imperial: una mesa larga, con los novios en el centro y la familia y los amigos más cercanos alrededor.
• Sin mesa fija: los novios circulan y se sientan un rato con cada grupo. Funciona bien en fiestas más informales.

¿Cuántas personas por mesa?

Depende del tamaño de las mesas que usa el lugar o el catering. Las mesas redondas suelen recibir de 8 a 10 personas, y las rectangulares varían según el largo. Confírmenlo con el lugar antes de empezar, y eviten llenarlas de más: una mesa apretada es incómoda a la hora de cenar.

Niños: ¿mesa aparte o con los padres?

Los niños pequeños están mejor con sus padres, que pueden ayudarlos a comer. A partir de los seis o siete años, una mesa solo para niños, cerca de los padres y lejos de los parlantes, suele ser un éxito, sobre todo si hay una animadora o un kit de actividades. Cuenten a los niños por separado en la confirmación de asistencia, porque muchos caterings cobran un precio distinto por ellos.

Consejos para evitar situaciones incómodas

• No separen a las parejas ni a las familias con niños. Parece obvio, pero pasa cuando el plano se arma con prisa.
• Mezclen con cuidado. Juntar dos grupos que no se conocen funciona cuando tienen algo en común (edad, intereses). Un invitado solo en una mesa de desconocidos suele pasar la noche mirando el celular.
• Piensen en los solteros. Siéntenlos cerca de otras personas solteras o de amigos cercanos, nunca aislados en una mesa solo de parejas.
• Cuidado con los ex y las peleas familiares. Si hay tensión, pongan a esas personas en lados opuestos del salón.

Cómo van a encontrar su mesa los invitados

Las formas más comunes son un cartel o panel en la entrada con los nombres por mesa, tarjetas con el nombre en cada lugar, o la recepción a cargo de la organizadora, que lleva a cada uno hasta su mesa. En fiestas grandes, combinar el panel en la entrada con una persona ayudando evita filas.

Cómo entregar el plano a la organizadora

La organizadora necesita la lista final con el nombre de cada invitado y el número de mesa, además de las restricciones alimentarias. Envíen todo impreso y en archivo, una semana antes, y avisen cualquier cambio hasta la víspera.

¿Todavía faltan confirmaciones? Vean nuestros ejemplos de mensaje para confirmar asistencia a la boda y recuérdenles con cariño a quienes todavía no respondieron.